Zwiększenie produktywności spotkań przez automatyzację sal konferencyjnych
22 grudnia 2023Domeną dzisiejszych czasów jest mnoga liczba spotkań w salach konferencyjnych i wideokonferencji. Niestety takie spotkania to nie tylko produktywna dyskusja, ale też wiele problemów ze sprzętem wykorzystanym podczas dyskusji. Podzielmy rodzaje spotkań na dwa typy: konferencje (spotkanie w jednej lokalizacji) i widoekonferencje (przynajmniej jedna osoba uczestniczy w spotkaniu przez połączenie internetowe).
Podczas rozmów w jednej lokalizacji problemem zwykle jest konfiguracja i zarządzanie salą. Mnogość systemów doprowadza do dużych problemów ze sterowaniem nimi – wymaga przeszkolonego personelu i dużych umiejętności pracy z tymi systemami. Zwykle jest to dużym problemem – szczególnie jeśli spotykają się osoby wyspecjalizowane w innych branżach, a automatyka jest dla nich odległą i często niezbyt ciekawą tematyką. W takich wypadkach często pojawia się też frustracja, która wpływa na znaczne obniżenie produktywności spotkania. Warto pamiętać, że według statystyki nawet co piąte spotkanie przedłuża się ze względu na problemy ze sprzętem. Warto też zwrócić uwagę, że średnio kwadrans tracony jest na godzinne spotkanie przez występujące problemy. Myślę, że każdy przedsiębiorca mógłby teraz policzyć ile traci na przedłużających się i nieefektywnych spotkaniach. Jak rozwiązać taki problem? Najlepiej zastosować system automatyki integrujący i automatyzujący sterowanie sala (np. system EOS).
Innym problemem w przypadku spotkań konferencyjncych jest odpowiednie zarządzanie powierzchnią konferencyjną. Często widzimy, ze sale w biurowcach są puste. Firmy muszą wynajmować znacznie większą ilość sal konferencyjnych niż w rzeczywistości jest im potrzebna. Przy aktualnych kosztach wynajmu powierzchni straty można liczyć w tysiącach złotych miesięcznie. Rozwiązaniem takiego problemu jest system zarządzania salami konferencyjnymi z bardzo wygodnym interfejsem użytkownika – tak, aby każde spotkanie było rezerwowane w systemie (np. system EOS).
Problemy związane z wideokonferencjami to zwykle problem z uruchomienie rozmowy wideokonferencyjnej. Często zdaża się, że rozmowa nie uruchamia się lub nie działa współdzielenie zasobów. Czasem podczas rozmowy połączenie się rozłącza. Dlatego dobrą metoda jest wykorzystanie systemu, który automatycznie łączy się z rozmową wideokonferencyjną wykorzystując infrastrukturę sali. Warto skorzystać z rozwiązania „oneclick” – w którym konfiguracja sali i wideokonferencją uruchamiane są jednym przyciskiem (system EOS).
Podsumowując, warto jest korzystać z nowinek technicznych, aby znacznie zwiększyć produktywność spotkań konferencyjnych, wideokonferencyjnych i wykorzystanie powierzchni biurowej. Oszczędności i wysoka produktywność przełożą się na zysk firmy.
