Pisanie e-maili służbowych nie musi być trudne! Skorzystaj z tych 8 wskazówek.

Pisanie e-maila służbowego znacznie różni się od wysyłania wiadomości e-mail do znajomego lub członka rodziny. Ton musi być bardziej profesjonalny. Ale jednocześnie musi być ciepły i przyjazny. W końcu chcesz przyciągnąć klientów, a nie ich odepchnąć.

Oto kilka wskazówek dotyczących tworzenia skutecznych e-maili biznesowych za każdym razem – tak samo dobrze!

1. Pozdrów odbiorców poczty e-mail

Na początku wiadomości e-mail poświęć trochę czasu na napisanie pozdrowienia dla odbiorców. W miarę możliwości spersonalizuj wiadomość e-mail, podając nazwę odbiorcy. To sprawi, że twoje powitanie będzie bardziej realne. Pokazuje także ludziom, że ktoś poświęcił czas, aby e-mail mógł być bardziej osobistym, aniżeli wysłanie e-maila do tysięcy osób.

2. Nie rozpisuj się

To jest e-mail, a nie pismo odręczne. Nie musisz pisać wszystkich obszernych informacji. Musisz tylko przekazać podstawowe punkty. Dla każdej rzeczy, którą piszesz, zapytaj siebie, czy naprawdę musi się ona tam znaleźć. Ludzie nie mają czasu, aby przeczytać wszystko w każdym otrzymanym e-mailu.

3. Użyj odpowiedniego tematu

Nie da się wystarczająco podkreślić, jak ważne jest użycie tematu. Ile razy usunąłeś wiadomość bez jej przeczytania, ponieważ nie było w niej tematu? Inne osoby też to robią, a jeśli nie używasz skutecznych tematów, wiele z twoich e-maili prawdopodobnie zostanie usuniętych. Upewnij się, że umieściłeś odpowiedni temat, taki, który jest jasny i… na temat!

4. Uważaj na swój ton

Komunikacja przez e-mail może być znacznie trudniejsza, ponieważ czytelnik nie jest w stanie zobaczyć języka ciała i usłyszeć ton głosu. Wybierz sposób, w jaki bardzo ostrożnie piszesz swoje wiadomości e-mail, aby nie okazywać się nieprzyjemny, nachalny itp. Nie pisz niczego, co mogłoby być tak zinterpretowane.

5. Sprawdź pisownię

Może się to wydawać bezmyślne, ale zbyt wiele osób wysyła e-maile bez sprawdzania ich pisowni i gramatyki. Chcesz być profesjonalistą. Jeśli Twoja pisownia i gramatyka nie są idealne, nie osiągniesz tego. Masz w sieci sporo narzędzi do sprawdzania pisowni. Użyj ich.

6. Unikaj emotikonów

Przestań używać słodkich emotikonów w e-mailach biznesowych. One są po prostu słodkie. Nie wyglądają profesjonalnie i nie, sprawiają, że wydajesz się bardziej przyziemny swoim współpracownikom. Zostaw emotikony dla swoich przyjaciół i rodziny. Przestań używać akronimów. Wszystko wypisz tak jak ma wyglądać, a jeśli to konieczne, umieść akronimy w nawiasach po wyrazie.

7. Załączniki

Jeśli jest coś, co naprawdę chcesz, aby czytelnicy zobaczyli, skopiuj go i wklej bezpośrednio w e-mailu. Nie zmuszaj ich do podjęcia dodatkowego kroku polegającego na konieczności otwarcia załącznika. Lub dołącz dokument, ale skopiuj i wklej najważniejszą część, a czytelnicy zdecydują, czy chcą otworzyć załącznik i przeczytać resztę.

8. Nie używaj dużych liter

Nie chcesz krzyczeć na swoich klientów, ale to jest dokładnie to, co robisz, gdy używasz caps locka w komunikacji e-mail. Jeśli absolutnie musisz podkreślić słowo lub frazę, możesz użyć dużych lite, ale nie względem całego e-maila.