Na czym polega optymalizacja procesu księgowego?

Digitalizacja dokumentacji finansowo-księgowej nie tylko sprawia, że zatrudnione osoby mogą pracować w tym samym momencie nad jednym dokumentem, a stworzone na tej podstawie archiwum jest bardziej funkcjonalne od tego tradycyjnego. Takie podejście realnie wpływa też na codzienność firmy, a nawet przekłada się bezpośrednio ja jej relacje z klientami.

Jak przebiega optymalizacja procesu księgowania?

Na taką usługę składa się kilka etapów. Aby optymalizacja procesu księgowania faktur księgowych ( InvoiceUp – obsługa faktur ) odbywała się kompleksowo, konieczne jest zadbanie o digitalizację, dekretację, akceptacje i księgowanie. W praktyce praca specjalistów polega na tym, że przyjmują faktury od dostawców, następnie wykorzystują nowoczesne narzędzia do odczytania kluczowych informacji. Przeważnie są to takie dane jak:

• nazwa klienta
• NIP
• kwoty i inne istotne wartości, takie jak pozycje kosztowe
• stawki VAT

Kolejnym krokiem jest dekretacja oraz akceptacja, które ułatwia wdrożony uprzednio elektroniczny system obiegu dokumentów. Ostatnim etapem jest skonstruowanie repozytorium faktur – funkcjonalnego, uporządkowanego i doskonale opisanego zbioru, do którego klient może się w każdej chwili odwołać.

Dlaczego warto skorzystać z tej usługi?

Przede wszystkim firma działa sprawniej, bo zewnętrzny usługodawca digitalizuje treści, które następnie mogą być przesyłane do wybranej jednostki, działu firmy itp. W praktyce szybciej zadbamy więc o rozliczanie poszczególnych dokumentów. Automatyzacja procesu sprawia, że bieżąca obsługa faktur wymaga mniejszego nakładu pracy. Specjaliści szacują, że maleje on o 30% w stosunku do tradycyjnej obsługi faktur. Proces zajmuje też mniej czasu, a przedsiębiorca czuje, że kontroluje przepływ dokumentów rozliczeniowych.

Znikają więc niepotrzebne przestoje, które czasem pojawiają się między momentem, w którym faktura wpływa, a momentem, w którym dokument zostaje zaksięgowany. Do korzyści należy zaliczyć również to, że pracownicy bardzo szybko mogą mieć wgląd do faktur. Wszystkie zmiany pojawiają się w czasie rzeczywistym. W efekcie poprawia się nie tylko funkcjonowanie firmy w dłuższym okresie, ale też bieżące, codzienne działania. Trudno nie wspomnieć też o kwestiach wizerunkowych. Fakturowanie dotyczy w końcu relacji z naszymi kontrahentami. Sprawne działanie, szybka reakcja i ekspresowe odpowiedzi – to wszystko świadczy o zaangażowaniu i profesjonalizmie firmy.

Jeśli planujemy skorzystać z takiej usługi, musimy podjąć decyzję, czy preferujemy wsparcie na miejscu, czy usługę świadczoną poza siedzibą naszej firmy (outsourcing). Sprawdźmy też, czy firma obsługuje zarówno dokumentację tradycyjną (papierową), jak też i elektroniczną. Upewnijmy się, czy usługodawca dba o standardy bezpieczeństwa naszych danych. Na stronach takich firm jak np. Rhenus Data Office Polska znajdziemy nie tylko informacje dotyczące oferty, ale też dane odnośnie norm i certyfikatów, potwierdzających bezpieczeństwo działania.