Jak zorganizować szkolenie?
28 września 2022Organizacja szkolenia może być nie lada wyzwaniem. Znalezienie odpowiedniego miejsca, zaplanowanie programu wydarzenia, przerw kawowych, cateringu, miejsc noclegowych, strefy networkingowej czy dodatkowych atrakcji po szkoleniu – może przyprawić o zawrót głowy. Jak poradzić sobie z organizacją takiego wydarzenia? Przedstawiamy praktyczny poradnik jak zorganizować szkolenie krok po kroku.
Krok 1 Określ cel szkolenia
Pierwszym i najważniejszym krokiem w organizacji szkolenia jest zdefiniowanie potrzeb szkoleniowych. Jaki jest cel organizacji takiego wydarzenia? Co chcemy osiągnąć poprzez szkolenie? Jakie są potrzeby szkoleniowe pracowników danej firmy? W jakich obszarach chcieliby się doszkolić? Które umiejętności należałoby rozwinąć? W tym celu warto przeprowadzić bezpośrednie rozmowy z liderami poszczególnych działów oraz wykonać wewnętrzne badanie ankietowe. Weryfikacja oraz odnalezienie potrzeb zdefiniuje rodzaj szkolenia oraz obszar, w jakim pracownicy czują potrzebę zwiększenia swoich kompetencji oraz rozwoju. Warto pamiętać, że wpłynie to pozytywnie na efektywność pracowników oraz zwiększenie ich wydajności w pracy. A co za tym idzie – lepsze wyniki dla dobra całego przedsiębiorstwa.
Krok 2 Ustal budżet
Myśląc o organizacji szkolenia, warto zastanowić się, jakim budżetem dysponuje firma. Budżet w znacznym stopniu będzie definiował pozostałe elementy, takie jak zakres szkolenia, wybór trenera, miejsce organizacji wydarzenia, ilość dni szkoleniowych, nocleg, catering czy dodatkowe atrakcje, które urozmaicą czas oraz wpłyną na integrację zespołu.
Część merytoryczna jest najważniejsza, dlatego warto zadbać o dobrego szkoleniowca, który przekaże wiedzę teoretyczną, ale także podzieli się praktycznym zastosowaniem teorii. Praktyk, który zna tematykę i specjalizuje się w niej od lat będzie idealnym wyborem. W końcu jeśli się zdobywać nową wiedzę i umiejętności to tylko od najlepszych.
Krok 3 Wybierz miejsca oraz termin szkolenia
Następnym krokiem, gdy już zostały ustalone obszary, w jakich niezbędne jest przeprowadzenie szkolenia, będzie zastanowienie się nad miejscem, w którym miałoby się ono odbyć. Można zorganizować je w siedzibie firmy (jeśli dysponuje salą konferencyjną z pełnym wyposażeniem i zapleczem) lub w wynajętej sali. Jeśli szkolenie miałoby trwać dłużej niż jeden dzień, warto je połączyć z integracją oraz spotkaniem w gronie współpracowników oraz kadry managerskiej. Wówczas miejsce szkolenia będzie miało kluczowe znaczenie.
Jeśli prowadzisz firmę w centrum dużego miasta warto zastanowić się nad wyjazdem w cichą i spokojną okolicę, która będzie sprzyjała rozwojowi kompetencji oraz integracji. Dobrym miejscem może być hotel konferencyjny na Mazurach – Mikołajki Resort Hotel & SPA***. Pełna infrastruktura szkoleniowo – integracyjna w hotelu sprzyja pozyskiwaniu nowych kompetencji oraz zacieśnieniu więzi miedzy współpracownikami. W hotelu Mikołajki Resort Hotel & SPA ***poza pięcioma salami konferencyjnymi, do dyspozycji uczestników jest pełne wyposażenie w postaci ekranów, rzutników, nagłośnienia, flipchartów oraz dostępu do WiFi. Samo położenie hotelu sprawia, że można spędzić w nim więcej niż jeden dzień, korzystają z uroków Mazur, które sprzyjają integracji. Dodatkowo hotel dysponuje 145 pokojami, w których uczestnicy mogą spędzić kilka dni.
Bardzo ważnym elementem planowania szkolenia będzie wybór odpowiedniego terminu. Najbardziej sprzyjającym czasem jest okres poza wakacjami np. czerwiec, wrzesień lub październik, miesiące w których miejsce mają inne ważne święta, np. grudzień nie będzie najbardziej trafnym pomysłem z racji Bożego Narodzenia. Ciekawym rozwiązaniem może być wykorzystanie czasu kiedy firma obchodzi swój jubileusz lub rocznicę, takie miesiące można wykorzystać na organizację spotkania firmowego, połączonego z imprezą i integracją, żeby móc wykorzystać czas podwójnie na świętowanie i doszkolenie kadry. Warto wziąć pod uwagę także sezonowość danej branży i nie planować szkoleń w miesiącach strategicznych.
Krok 4 Zaplanuj atrakcje
Jeśli szkolenie, które zaplanowałeś, będzie trwało dłużej niż jeden dzień i zostało połączone z wyjazdem poza siedzibę firmy – warto rozważyć dodatkowe atrakcje. Jest mnóstwo możliwości związanych z team buildingiem. Firmowy grill lub ognisko, sportowe turnieje, wypożyczenie rowerów czy kajaków – to tylko niektóre możliwości, z których można skorzystać w trakcie pobytu na Mazurach. A może wolisz grę terenową połączoną z rywalizacją? Wyścigi segwayów lub quadów? Rozgrywkę paintballa? Koncert połączony z pokazem fajerwerków lub lasershowem?
Wybór atrakcji, które można zaplanować w trakcie kilkudniowego szkolenia, jest bardzo duży. Wiele zależy od miesiąca, w którym planowana jest organizacja wydarzenia, założonego budżetu oraz samych pracowników, których warto zapytać o to, jak najchętniej spędziliby wolny czas, poza nauką oraz zdobywaniem nowych kwalifikacji.
Pamiętajcie, że warto inwestować w zasoby kadrowe, to one budują i wzmacniają pozycję Waszej firmy. Dla pracownika taki wyjazd szkoleniowo – integracyjny będzie zawsze wartością dodaną i jest czasem zarówno na podniesienie swoich kompetencji jak i chwilą urozmaicenia i wypoczynku. Dlatego nie bójcie się podejmować tego typu przedsięwzięć i mobilizujcie swoich pracowników do poszerzania wiedzy w taki właśnie sposób.
