Jak archiwizować i przechowywać dane elektroniczne według wymagań RODO

Digitalizacja danych firmowych pozwala znacznie zaoszczędzić przestrzeń i zapewnia szybki i bezproblemowy dostęp do informacji. Ten typ danych, podobnie jak dokumenty w formie papierowej, należy właściwie archiwizować i przechowywać. Zwłaszcza w czasach, w których na ustach wszystkich jest RODO, przedsiębiorstwa powinny zatroszczyć się o ten aspekt swojej działalności.

Przepisy prawne z coraz większą przychylnością traktują temat digitalizacji danych. Obecnie niemal każda firma, urząd czy instytucja robi mniejsze bądź większe kroki, żeby cenne dokumenty posiadać w formie elektronicznej. W tej chwili nic nie stoi na przeszkodzie, aby digitalizacji poddawać dokumenty kadrowe, różnorodne rachunki, umowy z kontrahentami czy faktury. Taki trend nie tylko ułatwia funkcjonowanie przedsiębiorstw, ale jest też pozytywną zmianą z punktu widzenia ochrony środowiska. Zanim jednak zdecydujemy się na takie procesy, warto dowiedzieć się, jak RODO traktuje archiwizację danych elektronicznych.

RODO a przechowywanie i archiwizacja danych elektronicznych

Jeśli poszukujemy sprawdzonych informacji dotyczących tego, jak należy archiwizować i przechowywać dokumenty, warto zajrzeć do ustawy o rachunkowości, ustawy o podatku od towarów i usług oraz do RODO. Już po pobieżnej lekturze można dojść do dość ważnego wniosku: profesjonalna archiwizacja i bezpieczne przechowywanie to nie tylko sprawa wygody i naszego poczucia bezpieczeństwa; to również wymóg prawny. Zarówno dane w formie elektronicznej, jak i te zawarte na kartkach papieru, muszą być posegregowane w taki sposób, żeby możliwe było sprawne dotarcie do konkretnego dokumentu. Nietrudno się domyślić, że dzięki temu organy kontrolujące mogą w łatwy sposób zweryfikować transakcje, umowy itp. Nie jest to jednak jedyna zaleta profesjonalnej archiwizacji danych elektronicznych. Na przedsiębiorcy spoczywa konieczność przechowywania dokumentów przez określony czas. Jeśli dane akta są zdigitalizowane, to właśnie po zasoby elektroniczne sięgnie np. inspektor kontroli skarbowej. Jak widać, wymogi prawne, dotyczące archiwizacji danych elektronicznych nie różnią się tak bardzo od tych, dotyczących dokumentacji w tradycyjnej formie. Dodatkowo tu również stosuje się zasadę, że takie informacje powinny być odpowiednio zabezpieczone przed osobami niepowołanymi.

Jak przeprowadza się archiwizację danych elektronicznych?

Specjalista zajmujący się archiwizacją danych elektronicznych w pierwszej kolejności dokonuje precyzyjnego skatalogowania danych. Uporządkowanie informacji wymaga dużej uważności; nierzadko są one bowiem utrwalone na różnorodnych nośnikach. Aby nie popełnić żadnego błędu, potrzebne są wysokie kompetencje oraz sprawdzony sprzęt. Rzetelne firmy, działające w tej branży dysponują zarówno dobrze przeszkoloną kadrą, jak i nowoczesnymi, sprawnie działającymi urządzeniami. Dzięki temu są w stanie takie zlecenie wykonać dokładnie i sprawnie. Samodzielna archiwizacja tego typu danych to na tyle uciążliwe zadanie, że przedsiębiorstwa bez wahania zlecają taką usługę zewnętrznym, dobrze wykwalifikowanym firmom, o ugruntowanej pozycji na rynku.

Co warto wiedzieć o przechowywaniu zdigitalizowanych danych?

Profesjonalne firmy zajmujące się archiwizacją posiadają również wariant polegający na przechowywaniu nośników klienta (tak działa np. Rhenus Data Office Polska). Nośnik podlega ścisłej ochronie przed zniszczeniem, kradzieżą lub niesprzyjającymi warunkami takimi jak np. zbyt wysoka temperatura. Pomieszczenie, w którym przechowuje się nośniki danych to strefa klimatyzowana i zabezpieczona przed pożarami. Trudno o tak sprzyjające warunki we własnym przedsiębiorstwie. Ich stworzenie nierzadko wiązałoby się z dość dużym wydatkiem. Zaufanie firmie, która świadczy taką usługę w profesjonalny sposób, to nie tylko gwarancja ochrony oraz sposób na oszczędzenie pieniędzy; to też pewność, że dane zostaną zarchiwizowane i są przechowywane w sposób zgodny z aktualnymi wymogami prawa.